香港公司進入審計準備階段時，最花時間的往往不是一次過交出文件，而是確認資料有否涵蓋整個期間、不同記錄能否互相核對，以及每項重要交易是否有清楚的商業背景。預先把公司記錄、帳務數據及支持文件整理成附有索引的資料包，有助減少反覆查詢，亦方便管理層及時補充說明。
以下清單旨在協助企業規劃資料準備，並不取代核數師按個別公司的實際情況提出的要求。審計範圍可受業務模式、交易複雜程度、公司狀態及記錄質素等因素影響，開展工作前應先與負責團隊確認所需資料及處理方法。
先確認審計期間與公司狀態
先核對財務報表涵蓋的開始及結束日期、上一個結算日，以及本期是否首個審計期間。如期內曾暫停營業、恢復經營、更改主要業務，或開立及關閉銀行帳戶，應列出日期並附上相關記錄，讓核數團隊判斷哪些月份、帳戶及交易類別需要納入查核。
公司現況及期內重大變動亦應一併整理，例如董事、股東、公司秘書、註冊地址或股本的變更。香港《公司條例》為公司記錄、財務報表及審計訂立法定框架，但實際所需文件仍須按公司事實判斷。企業可先了解香港會計及審計協調服務的資料流程，再逐項回應核數師發出的清單。
公司與股權資料
基本公司文件通常包括公司註冊證明書、商業登記資料、公司章程、周年申報文件，以及董事和股東名冊。期內如有配股、股份轉讓、增資、股東貸款或股息安排，宜把決議、協議、登記更新及付款憑證歸入同一事項，避免法定記錄與帳目處理分散而難以核對。
董事會或股東會議記錄亦應按日期整理，尤其是涉及銀行授權、重大合約、資產購置、融資及利潤分派的決定。如文件上的名稱、日期或金額不一致，應保留原始版本並另行註明原因，不宜自行覆蓋。審計準備與公司持續合規互有關連，企業可同時參考香港公司年度維護事項，但須留意兩者的提交對象及查核目的並不相同。
帳務記錄與銀行流水
帳務資料應完整覆蓋審計期間，包括總帳、明細帳、試算表、會計分錄、固定資產清單、應收及應付帳齡，以及期末調整記錄。最好保留由原始憑證至會計科目，再連接財務報表項目的追蹤路徑，並說明所用貨幣、匯率來源及換算方法。如會計系統或帳簿曾轉移或由不同人員接手，亦應記錄系統轉換及期初結餘的銜接方式。
每個公司銀行帳戶、支付平台或其他資金帳戶，均應備有完整期間的月結單或交易紀錄，並完成帳面結餘與對帳單結餘的核對。未達帳項、長期掛帳、重複入帳或大額整數交易，應附上簡明解釋及相應憑證。結算日後發生但可能與期末結餘有關的收付款，可另行列出，交由核數師按證據判斷處理方式。
銷售、採購與費用支持文件
銷售資料不應只有發票，可按實際業務流程串連報價、合約、訂單、交付或服務完成證明、收款記錄及退款文件。採購與費用則可配對供應商合約、帳單、收貨記錄、付款證明及內部批核。核數師進行抽樣查核時，清晰的檔案名稱及編號可讓團隊迅速找到同一宗交易的完整證據鏈。
薪酬、租金、專業服務費、差旅、市場推廣及董事報銷等項目，應區分公司開支與個人往來，並保留用途說明。如有文件缺失，應如實列明缺口、原因及可提供的替代記錄，不應事後製作與實況不符的憑證。稅務資料亦可與帳務資料包交叉核對；香港稅務局就利得稅及業務記錄另有要求，實際保存及申報責任應按適用規定確認。
關聯方往來與資金來源說明
關聯方清單應涵蓋公司、董事、股東，以及受共同控制或有密切關係的實體，並說明關係、交易性質、期內金額及期末結餘。常見項目包括管理費、服務費、代收代付、公司之間的貸款及股東往來。相關合約、對帳確認、還款安排及定價依據宜集中歸檔，讓交易背景與帳務記錄互相印證。
涉及注資、借款、大額轉入或頻密跨帳戶調撥時，可建立資金來源及去向表，連結銀行流水、協議及會計分錄。如付款方、合約方與入帳主體並非同一方，應主動交代三者關係。說明的目的在於呈現可查核的事實；交易應如何分類、披露或處理，仍須由核數師及相關專業人士依據完整證據和適用準則判斷。
怎樣建立審計溝通清單
提交資料前，可由一名內部負責人維護清單，記錄檔案名稱、負責人、版本、提交日期、待補事項及核數團隊回覆。回答查詢時，宜把說明連同憑證放回相應項目，避免電郵、即時訊息及共享資料夾各自保存部分內容。至少完成以下預審計檢查：
- 確認試算表期間、期初結餘及財務報表期間一致；
- 核對所有銀行帳戶的期末結餘，並列明未達帳項；
- 抽查主要銷售、採購及費用交易能否追溯至收款或付款記錄；
- 檢查董事、股東及關聯公司往來是否已分開列示；
- 確認公司變更、重大合約及會議決議已按日期歸檔；
- 列出缺失文件、異常結餘及期後重要收付款，並指定跟進人；
HUANCHENOS／環晨可就資料收集、清單整理、進度跟進及各參與方溝通提供協調支援，協助企業有序把現有記錄交予負責團隊。此等協調不構成審計意見，亦不取代專業判斷；正式審計意見，以及針對個別公司的審計、稅務或法律結論，必須由具備相應資格的核數師或其他專業人士按完整事實及文件作出。